Papierologia, chaos w dokumentacji, stracony czas ? to kwestie, które są znane niemal każdemu przedsiębiorcy. Jednak okazuje się, że polski biznes sceptycznie podchodzi do nowych technologii, a przecież te mogą ułatwić i usprawnić procesy administracyjne. Dlaczego w naszym kraju rozwiązania informatyczne nadal są domeną niemal wyłącznie dużych korporacji?
Firmy nieustannie poszukują możliwości zmniejszenia kosztów i podniesienia efektywności. Nie zawsze doceniają potencjał nowych rozwiązań informatycznych, których zadaniem jest minimalizacja wydatków, przy jednoczesnym usprawnieniu pracy. Powodem tego może być bagatelizowanie kosztów tradycyjnego obiegu firm. Przedsiębiorcy utożsamiają je przede wszystkim z nakładami na papier i druk, jednocześnie zapominając o poświęconym czasie.
Nowe technologie wciąż niedoceniane
Według szacunków ekspertów, wydatki na procesy administracyjne, w tym papierowy obieg pism i formularzy mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie w przeliczeniu na jedną małą firmę. W tej kwocie mieszczą się nie tylko ceny wydruku, ale również czas poświęcony na segregowanie i szukanie poszczególnych dokumentów. Tymczasem, badanie Konica Minolta przeprowadzone w średnich firmach w roku 2014 pokazuje, że pracownicy biurowi marnują około 20 proc. swojego czasu na szukanie dokumentów, a znalezienie jednego druku może zajmować im nawet 12 minut. Mimo iż tradycyjny obieg generuje tak wysokie koszty, przedsiębiorcy wciąż z dystansem patrzą na nowe technologie. Dla przykładu tylko 10 proc. wystawianych faktur ma formę elektroniczną ? według raportu zrealizowanego przez PKPP Lewiatan. ? W wielu przypadkach wynika to po prostu z przyzwyczajenia, ale niekiedy przyczyną może być również niewiedza. Znaczna część osób ma wątpliwości, który dokument jest bardziej wiarygodny, podczas gdy przepisy szczegółowo określają wytyczne dotyczące wystawiania faktur.
Rozwiązanie na każdą kieszeń?
Jak wynika z badań, to właśnie postrzeganie informatycznych rozwiązań jako kosztownych odstrasza wielu przedsiębiorców. Dlatego coraz więcej systemów, tworzonych jest z myślą o małych i średnich firmach, dysponujących ograniczonym budżetem. Niektóre aplikacje, takie jak platforma FirmONE, działają online. W praktyce oznacza to, że firma nie ponosi ?na starcie? dodatkowych kosztów związanych z zakupem potrzebnej infrastruktury. ? W przypadku aplikacji dostępnych z poziomu przeglądarki internetowej, wystarczy jedynie dostęp do sieci, a wszystkie czynności można wykonywać niemal z każdego miejsca na świecie. Dzięki temu nawet mniejsze przedsiębiorstwa mogą sięgać po takie innowacje. Ale nowoczesne systemy to nie tylko obieg dokumentów. Coraz więcej dostępnych narzędzi pozwala realizować szereg procesów, takich jak chociażby zarządzanie relacjami z klientami i partnerami czy planowanie zadań.
Zaoszczędzony czas i pieniądze, zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, a wreszcie aspekt ekologiczny związany z mniejszym zużyciem papieru. To tylko niektóre argumenty, jakie mogą przekonać przedsiębiorców do wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań informatycznych w swoich firmach.
{nomultithumb}
Artykuł powstał przy współpracy z http://www.firmone.pl.
