Każda sprzedaż i każdy zakup w przypadku prowadzenia firmy musi mieć swoje potwierdzenie na piśmie. Dzięki prawidłowo wystawionym fakturom rozliczamy podatki i dochodzimy przysługujących nam ulg i należności. Sprawdź, jak bezbłędnie wystawić fakturę nie pomijając żadnego z jej istotnych elementów.
Konieczna zawartość
O ile faktura, jaką chcemy wystawić może być sporządzona na arkuszu papieru lub na specjalnie przygotowanym w tym celu formularzu tak, co do jej zawartości nie mamy już tak dużej swobody, ponieważ istnieją elementy niezbędne, których pominięcie może skutkować nieważnością całego dokumentu. Do najważniejszych informacji, jakie muszą koniecznie znaleźć się na fakturze zaliczamy: dane nabywcy oraz sprzedawcy, numer faktury, datę jej wystawienia, nazwę towaru/usługi oraz jej ilość/zakres, cenę netto, stawkę VAT oraz cenę brutto.
Nazwa dokumentu
Od końca roku 2012 nie obowiązuje już konieczność nazywania dokumentu fakturą VAT. Nie trzeba jej również oznaczać wyrażeniami Kopia czy też Oryginał. W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania widnieje jedynie zapis o obowiązku wystawiania dwóch egzemplarzy faktury. Ponadto możemy do niej dodać szczegóły terminu oraz sposobu płatności (włącznie z numerem konta, jeśli płatność dokonywana jest przelewem bankowym). Nie musimy natomiast stosować firmowej pieczątki ani podpisu. Mamy możliwość również pokuszenia się o ciekawą szatę graficzną naszej faktury i dodania do niej logo naszej firmy (nie dopuszczając jednak przy tym do tego, aby stała się ona przez to nieczytelna).
Odpowiednia numeracja
Pamiętajmy, że każda firma czy też osoba prowadząca własną działalność zobowiązana jest wystawiać faktury z zachowaniem ciągłości numeracji: "Przepisy wymagają kolejnego numerowania faktur. Nie można więc wystawiać faktur nr 1/2015, 3/2015 z pominięciem 2/2015. Dopuszczalna jest numeracja w kilku seriach, np. można wystawić kolejno faktury: 1/A/2015, 1/B/2015 itd. Stosowanie takich serii jest przydatne w różnych przypadkach, np: gdy faktury wystawia kilka osób (czasem daleko od siebie) lub gdy chcemy rozróżnić (podsumować) przychody z różnych rodzajów działalności, np. prowadzić oddzielną numerację faktur sprzedaży towarów i oddzielną dla usług" (cytat: http://finka.pl/).
Warto wiedzieć, że jeśli wystawiamy fakturę, która nie zostanie wydana naszemu nabywcy, to mimo wszystko nie możemy sobie pozwolić na luki w numeracji. Nawet niezrealizowaną fakturę pozostawiamy w dokumentach, ale opisujemy ją jako "anulowaną".
